Správa fondů a dokumentace

Posláním muzeí je především shromažďovat, trvale uchovávat a vytvářet sbírky předmětů podle jednotlivých vědních oblastí věd přírodních, společenských, technických a jiných tak, aby bylo možné je vystavovat, studovat a umožňovat jejich prostřednictvím poznávání příslušné oblasti, kterou se zabývá. Každé muzeum svými sbírkami dokumentuje konkrétní oblast lidské činnosti. Jedním z hlavních úkolů muzea je tedy systematické shromažďování hmotných dokladů vývoje společnosti od nejstarších dob až po současnost.
Mají-li mít sbírkové předměty shromažďované v muzeu skutečnou vypovídací hodnotu o době, ze které pocházejí, o činnosti, na základě níž byly vytvořeny, o svých tvůrcích, musí být správně evidovány, zhodnoceny, popsány, musí být zapsán dárce včetně oblasti původu předmětů. Nesmí chybět uvedení materiálu a způsob výroby či technika, které bylo při zhotovování předmětu použito, a také správné časové zařazení jednotlivých předmětů. Velmi důležité je pořizování fotodokumentace. Ta nemá pouze funkci vypovídací, ale může být velmi užitečná pro identifikaci předmětu při jeho odcizení.
Řádná evidence všech sbírkových předmětů je naprosto nutná pro úspěšnou muzejní činnost. Ukládání, evidování, dokumentace jednotlivých předmětů a celých sbírek včetně veškeré činnosti muzea musí být trvalou součástí náplně práce nejen jednotlivých, především odborných pracovníků muzea, ale musí být obsahem práce dokumentačního oddělení. V průběhu dosavadní existence našeho muzea se dokumentační funkce realizovala na základě zákona o muzeích a podle směrnic pro vlastní dokumentování veškeré muzejní aktivity. Vedle základní evidence v přírůstkových knihách, dokumentování pomocí fotografií nebo filmu, se postupně prosazovaly způsoby, prostředky a metody modernější, dokonalejší, využívající různých technických prostředků.
Muzeum jihovýchodní Moravy ve Zlíně bylo zřízeno v roce 1953 a hned zahájilo svoji dokumentační funkci, která byla realizována jednotlivými pracovníky - dokumentátory, fotografy a samozřejmě odbornými pracovníky.
Rok 1985 představuje určitý zlomový bod činnosti pracovníků zabývajících se vlastní dokumentací, poněvadž došlo k vytvoření samostatného dokumentačního oddělení. Změna nastává i v tom, že rokem 1985 se začínají uplatňovat v dokumentaci počítače a postupně i další, pokročilejší technika. V současné době má muzeum k dispozici barevné kopírky, skenery a na jednotlivých pracovištích jsou používány počítače s tiskárnami. Všechny oblasti aktivit muzea, ať již jde o evidenci sbírek, výzkumy a jejich publikování, přípravu výstav, osvětovou a vzdělávací činnost, dnes vyžadují moderní výpočetní techniku.